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O que fazer para melhorar a rotina do escritório contábil

O contador moderno é peça fundamental em qualquer negócio. As obrigações e responsabilidades desse profissional são muitas, fazendo com que sua rotina seja frenética. Pensando em um profissional extremamente organizado, exigente, com inúmeros clientes, uma mesa cheia de lembretes, rascunhos, anotações, planilhas e mais planilhas, processos e tarefas diferentes a realizar em um só dia, é de extrema necessidade que o contador otimize o dia a dia do seu escritório para não se perder em meio a tanto trabalho.

Todo dia sofremos uma overdose de informações e novidades sobre o cenário fisco-contábil. O profissional que está sempre ligado ao mundo digital, não consegue mais se imaginar em um mundo sem tecnologia.

Quando o assunto é tecnologia que melhora o dia a dia no escritório contábil, os contadores logo pensam em ferramentas de gestão aliadas à inovação de processos que podem ir muito além da melhoria dos serviços prestados, bem como possam oferecer mais valor aos clientes.

Sabendo disso, elencamos algumas das principais dificuldades que os contadores que não contam com ferramentas tecnológicas enfrentam. Confira:

Mesa cheia de tarefas e falta de tempo

Gerenciar de forma eficaz todo o fluxo de trabalho de um escritório contábil é uma tarefa atordoante. Para cada segmento de empresa são impostos e obrigações acessórias diferentes, controlar os prazos e as entregas referentes ao sistema tributário é tarefa árdua. Existem atualmente no mercado inúmeras ferramentas de gestão de tarefas.

As mais completas e tecnológicas oferecem benefícios como criar, customizar e pré-definir tarefas para cada departamento, montar calendários de acordo com os tributos como DARF, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos, delegar e direcionar tarefas para a equipe do escritório, nomeando os responsáveis, a fim de monitorar o seu status de andamento, além de priorizar as tarefas mais importantes e mensurar o status das tarefas abertas, fechadas e canceladas através de relatórios.

Demora em enviar e receber documentos dos clientes

Escritórios contábeis muitas vezes têm clientes espalhados por vários lugares, por esse motivo o deslocamento é necessário. Assim, costumam contar um processo de envio e recepção de documentos, por isso, é indispensável uma ferramenta que forneça um histórico dos registros de documentos enviados e recebidos entre empresa e contabilidade.

Por conta disso, uma ferramenta que possa ser acessada de qualquer lugar, de forma rápida e fácil é essencial, permitindo assim enviar, receber, visualizar e fazer download de arquivos PDF em tempo real a seus clientes, bastando somente uma conexão com a internet.

Muito trabalho, pouca produtividade

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi idealizado para auxiliar no trabalho de fiscalização por parte da Receita Federal do Brasil (RFB). A Receita Federal armazena todos os arquivos de extensão XML emitidos contra o CNPJ da empresa para qual presta serviço e também os emitidos por ela, no entanto o profissional que trabalha na área fiscal ainda depende que seu cliente envie ou até mesmo deixe de enviar esses documentos para o escritório, muitas dessas vezes envia uma DANFE com uma péssima impressão que nem o leitor de código de barras consegue ler a chave de acesso e acaba tendo que digitar manualmente.

Com a alta carga de responsabilidade e exigências, qualquer desatenção pode gerar um grande problema com o fisco para qualquer empresa, independente do seu porte. A boa noticia é que o contador pode mudar isso quando quiser. Usando a tecnologia a seu favor podendo consultar, fazer o download, armazenar em um ambiente seguro e ainda integrar de forma automatizada com o ERP todos os XMLs dos clientes, eliminando assim processos rígidos e cansativos.

Mensurar o rendimento e qualidade do trabalho

Uma ferramenta que ofereça relatórios, gráficos e dashboard que permitam analisar com cautela quanto está custando cada empresa/cliente para o escritório e, com esses dados em mãos, analisar se o valor que tem cobrado de honorário de seus clientes é um preço justo pelo seu esforço.

Ferramentas que auxiliem na gestão dos clientes é fundamental para que o contador possa organizar melhor o tempo e demanda de trabalho para cada empresa, isso resulta em mais rendimento e menor esforço com processos desnecessários.

Contador completo e eficiente

O Contador moderno precisa de tempo para cuidar do relacionamento com seu cliente. Todas as problematizações acima servem de exemplo para que o profissional reflita sobre a valorização do seu trabalho e a necessidade de contar com ferramentas tecnológicas.

Quando o profissional contábil passa a oferecer muito mais que o básico, deixa de ser um mal necessário e passa a ser um contador consultor, conselheiro de negócio, que entrega resultados e ajuda o cliente empresário a crescer. Sendo assim, ferramentas específicas para o escritório de contabilidade são indispensáveis para a evolução de grandes profissionais da área.

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