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Ter uma boa carteira de clientes no seu escritório contábil é fundamental para manter-se estável. Para começar, é preciso responder às seguintes perguntas: “atualmente, quantos clientes eu possuo?”, “o que eu sei sobre eles?”. Talvez nesse momento seja necessário focar em conhecer melhor os clientes atuais, para então planejar e organizar com mais assertividade.

Após definir os perfis de clientes do seu escritório, é preciso dividi-los e organizá-los de acordo com as suas semelhanças. Para te ajudar, elencamos alguns passos que você pode seguir. Confira:

1 - Valor da mensalidade

Essa primeira opção é muito simples e também muito utilizada. Empresas de todos os segmentos optam por dar uma maior atenção aos clientes que mais geram renda para a empresa, pois caso esse cliente fique insatisfeito e acabe deixando de fazer parte da carteira de clientes, haverá um grande impacto na lucratividade da empresa.

Ainda, é possível separar por tempo. Por exemplo, um cliente mais antigo que contribuiu para o crescimento do seu escritório. Se for interessante para você, essa separação também pode ser adotada.

 2 - Separe de acordo com a frequência

Uma característica muito fácil de ser sentida, é a da frequência. “Com que frequência esse ou aquele cliente precisa do meu suporte?”, as respostas variam de acordo com cada perfil de cliente. Há aqueles que possuem demandas fixas, podendo ser mensal, quinzenal, semanal ou até mesmo diária e, ainda, existem aqueles que precisam do contador em ocasiões pontuais e com um intervalo de tempo mais extenso.

Fazer essa separação é fundamental para separar os perfis de clientes e, assim, saber com certeza como priorizar sua atenção. Não é (e nem deve ser) necessário deixar de se preocupar com todos os clientes, é uma questão de saber personalizar o atendimento e ser eficiente com toda a sua carteira de clientes.

3 - De acordo com a complexidade

Agora que você já sabe qual a frequência de suporte que cada cliente necessita, você precisa ter em mente também qual o grau de complexidade de cada serviço oferecido, pois é possível que você tenha um cliente pouco ativo, que apareça com menos frequência, mas que necessita de um serviço que demanda muito tempo da equipe do seu escritório contábil.

Sendo assim, defina qual a complexidade desses clientes - junto com a frequência - e tenha em mente que diferenciando-os dessa forma, você poderá se planejar e evitar que esse cliente mais complexo interfira na qualidade de atendimento que você oferecerá a toda a sua carteira.

4 - Número de funcionários

Saber quantos funcionários um determinado cliente precisa que você atenda é também outra forma de segmentação. Afinal, uma grande empresa costuma precisar cumprir com mais obrigações, ter muitas dúvidas e até mesmo de uma consultoria.

Tendo em mente quais são os clientes com esse perfil, você poderá centralizar empregados que devem atender à cada área e então agilizar o processo de atendimento de cada um.

5 - Separe também por tempo de serviço necessário

Esse outro tipo de separação da carteira de clientes também está diretamente ligado à frequência de serviço. Como você já sabe, alguns clientes vão precisar de sua atenção apenas em momentos pontuais, mas haverá clientes que precisarão do escritório quase que o tempo todo.

Separando pelo tempo necessário de serviço você consegue atender bem àqueles que precisam do escritório somente em algumas ocasiões, sem comprometer a atenção necessária para aqueles que vão precisar de um serviço mais semelhante à uma consultoria.

6 - Não esqueça do Enquadramento Tributário 

O contador, melhor do que ninguém, sabe que cada enquadramento tributário tem suas peculiaridades. São obrigações e processos que variam o tempo todo, por isso, essa é outra alternativa relevante para organizar a carteira de clientes.

Geralmente clientes que se enquadram no Simples Nacional demandam menos tempo que os que fazem parte do Lucro Presumido, por exemplo. Porém, vai depender também em qual fase o cliente está, se está abrindo empresa agora, se nunca teve um contador e está totalmente desorganizado ou até mesmo se tem muitas dúvidas e dificuldades sobre o que precisa fazer. É preciso levar tudo isso em consideração.

7 - Separar por ramo de atividade também é importante!

Essa separação é ótima para centralizar especificamente o que cada cliente precisa, de acordo com o seu ramo de atuação. Todo contador sabe que cada ramo possui obrigações próprias, como por exemplo, a legislação para uma indústria é bem diferente de um comércio.

Fazendo a separação dessa forma, o atendimento se torna mais assertivo, pois assim é possível separar também os empregados de acordo com o ramo que cada um tem mais domínio para atender.

Cuide SEMPRE da sua carteira de clientes

Controlar a carteira de clientes do escritório é uma forma de trabalhar a retenção deles. Dessa forma, o contador preocupa-se em manter os clientes que já existem e que são uma boa fonte de renda, economizando em esforços para prospectar novos. 

De todo modo, o escritório que sabe separar e se sente seguro em atender bem os clientes atuais, sabe quais são seus pontos fortes para alcançar novos clientes, e pode usá-los como força para crescer no mercado.
 

Nome do Autor Consisanet

Especialista em Sistemas Contábeis. 25 anos de experiência, comprometimento e solidez.

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